SUA EMPRESA ESTÁ PREPARADA PARA O SINTEGRA?
por Rodolfo Duarte - Outubro / 2003 - Revisado em Setembro / 2004

Aviso: Este artigo tem como objetivo alertar as empresas sobre o Sintegra. É importante que você consulte seu contador, pois ele é a pessoa responsável por manter sua empresa de acordo com a legislação.

INTRODUÇÃO

O Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços) é um programa de troca de informações entre empresas e estados. Inicialmente, o Sintegra foi proposto apenas para agilizar a troca de informações das operações interestaduais, mas hoje é também utilizado para as operações internas.
No estado de São Paulo, as empresas que emitem nota fiscal ou fazem a escrita fiscal por processamento de dados (na própria empresa ou na contabilidade) são obrigadas a entregar mensalmente o arquivo do Sintegra para cada estado que mantém operações. As micro-empresas ficam fora desta obrigação.

O QUE FAZER?

Se sua empresa está no grupo das que precisam entregar os arquivos, não há o que fazer a não ser cumprir a lei, o grande problema é que gerá-los não é uma tarefa simples.
No seu conteúdo devem estar presentes todas os lançamentos de entrada e saída do período, incluindo despesas (materiais de consumo, energia e telefonia), fornecedores, conhecimento de transporte, cupons fiscais e as notas fiscais emitidas pela empresa, seja de venda, devolução, remessa. Citei alguns exemplos aqui, mas é bom que fique claro que todas operações que envolvem sua empresa devem constar neste arquivo.
Em uma das consultas que fiz por email ao suporte do Sintegra na internet, recebi a seguinte resposta: "É responsabilidade do contribuinte entregar os arquivos. Não faz diferença se ele utiliza um ou mais programas para gerenciar sua empresa. O que ele deve fazer é entregá-lo conforme os termos da legislação em vigor, dentro do prazo estipulado". Conclui então, que não importa qual programa irá gerar este arquivo. Poderia até ser gerado pelo próprio contribuinte digitando tudo em um editor de textos.

GERANDO O SINTEGRA

Não é fácil gerar corretamente o Sintegra. O caminho a ser percorrido é complicado, mas é nossa obrigação e devemos fazê-lo. Fique atento a alguns itens que são necessários para gerar o arquivo:

– Bancos de dados: como citado anteriormente, não bastam apenas as notas fiscais que você imprimiu, mas também todas as outras operações realizadas pela empresa, como notas de entrada, despesas e cupons fiscais. A grande maioria das empresas tem apenas parte dessas informações em sistemas de banco de dados, mas não tudo. Em outros casos a informação está distribuída em vários bancos de dados. Sem todos os dados reunidos em um só arquivo, os valores gerados pelo Sintegra serão diferentes dos resultados apresentados pela empresa.

– Programa gerador do arquivo texto: este programa será responsável pela coleta total das informações e geração do arquivo texto do Sintegra.

– Programa validador do Sintegra e de transmissão de arquivos: o primeiro verifica se o arquivo gerado está correto, se estiver, o segundo transmite para os estados. Ambos os programas são gratuitos e podem ser encontrados no site oficial do Sintegra: www.sintegra.gov.br

– Apenas um arquivo: Algumas empresas possuem vários softwares, cada um com uma função específica: cadastro, financeiro, estoque, faturamento, cupom fiscal, escrita fiscal, etc. Porém, o Sintegra não nos permite gerar vários arquivos. Precisamos consolidar todas as informações em apenas um banco de dados que será o responsável por gerá-lo. Acredito que o programa de escrita fiscal deve ser o escolhido para gerar o arquivo texto, já que ele é o centralizador das informações (entradas e saídas) da empresa. Consulte seu contador e verifique se essas informações estão sendo devidamente armazenadas.

A PARTE TÉCNICA DO SINTEGRA

A lei pode variar de estado para estado, mas em termos gerais, todas empresas informatizadas são obrigadas a entregar o Sintegra. Isto também serve para seus fornecedores, não apenas os que fornecem os produtos que sua empresa irá revender, mas também os que fornecem material de consumo, serviços, etc. Estas informações são rastreadas pelos estados e dessa forma fica fácil saber de onde um produto ou serviço saiu e para onde foi, além de conferir créditos e débitos dos impostos.
Para cada tipo de documento (nota fiscal, cupom fiscal, nota de entrada, conhecimento de transporte, etc) é necessário gerar determinadas informações. É um procedimento muito complexo e trabalhoso. Existem dezenas de situações, e todas elas devem ser tratadas pelo programa que irá gerar este arquivo texto.
Qualquer erro no arquivo texto é rejeitado pelo validador do Sintegra. Como exemplo, podemos citar um arquivo com 200.000 lançamentos e apenas um deles apresentando uma inscrição estadual incorreta. Neste caso, o arquivo inteiro será rejeitado e não poderá ser entregue aos estados.

CONCLUSÃO

É muito importante que você converse com o seu contador e verifique se sua empresa deve gerar o arquivo do Sintegra, evitando problemas futuros. Regularize sua empresa o quanto antes, pois as notificações normalmente concedem apenas cinco dias de prazo para entrega do arquivo. Na maioria dos casos este é um trabalho conjunto da contabilidade, informática e da própria empresa.

Rodolfo Duarte é desenvolvedor de sistemas e desde 1992 vem criando soluções em banco de dados. É coordenador de tradução da edição em Português da revista Universal Thread Magazine e membro-moderador do grupo FoxBrasil. Duvidas e sugestões podem ser encaminhadas através do e-mail rodolfo@computar.com.br