Regras Fiscais: Como planejar a adequação tributária na sua empresa

A área fiscal tem por finalidade adequar e planejar as regras fiscais da empresa, no entanto, devido ao alto volume de informações, normas, impostos, taxas, contribuições e obrigações acessórias (declarações, guias, formulários etc.), torna-se um dos principais gargalos no gerenciamento de uma empresa.

Para se ter uma ideia, o Brasil é o país que mais gasta tempo calculando e pagando impostos – cerca de 1.958 horas e R$ 60 bilhões por ano –, segundo matéria publicada pelo Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário em novembro de 2017 (confira aqui na íntegra). Este cenário é ainda mais complexo nos casos em que há grande variedade de regras fiscais e impostos, produtos de diferentes classificações, e diversas operações de entrada e saída de mercadorias e serviços.

Diante disso, o gestor e a equipe responsável devem estar atentos a cada detalhe, afinal, as mudanças ocorrem de maneira muito rápida e o governo está cada vez mais afiado na fiscalização, por meio de mecanismos capazes de atestar a coerência das informações (NFe, NFSe e SPED, por exemplo).

Fatores que impactam as regras fiscais

Fatores influenciam nas Regras Fiscais e Regras Tributárias para o calculo correto de emissão de notas fiscais

Como se organizar?

Pelo diagrama acima é possível perceber que as regras fiscais a serem analisadas são inúmeras, não é mesmo? Embora seja bastante burocrático, realizar o planejamento e a adequação fiscal é fundamental para evitar o pagamento incorreto de impostos, minimizar os riscos de gerar multas ou de inviabilizar a operação e a continuidade da oferta de determinados produtos a preços competitivos, além de favorecer uma economia tributária, ou seja, a redução de custos.

Para realizar o planejamento das regras fiscais e sua adequação tributária, antes de mais nada é essencial que o gestor e a contabilidade realizem o mapeamento dos fatores relevantes para o cálculo dos impostos. Confira a seguir alguns passos importantes para garantir a adequação das regras fiscais e aplique o quanto antes no seu negócio:

Identificar os produtos e serviços

Os produtos e serviços devem ser identificados e organizados em grupos, de acordo com sua tributação. O agrupamento dos produtos pode ser realizado por NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e dos serviços pelo código de tributação do município.

Também são relevantes outras características sobre o produto, como a sua origem que pode ser nacional ou importado, e sua finalidade dentro da empresa, seja para revender, para consumo interno, ou ainda compor o ativo imobilizado.

Identificar os parceiros

Os clientes e fornecedores com os quais sua empresa irá manter negócios também precisam ser identificados, considerando se são pessoas físicas ou jurídicas, o estado onde estão localizados, o regime de apuração (simples, presumido, real, não contribuinte, zona franca de Manaus), e a finalidade da operação (consumo, revenda, industrialização, produtor rural, exportação etc.).

Existem, ainda, algumas empresas que têm benefícios fiscais ou isenção fiscal de um ou mais tributos por um tempo determinado. Para casos como este é fundamental manter as informações atualizadas no cadastro do cliente e, assim, evitar que sejam concedidos benefícios após o prazo legal.

Identificar as operações

Além de compras e vendas, é importante identificar outras possíveis operações realizadas pela empresa como, por exemplo, consignações, remessas para demonstração ou conserto e seus retornos. Importações e exportações também possuem tratativas diferenciadas.

Para empresas com filiais, também há a possibilidade de ocorrer transferências entre as diferentes unidades e por isso, cada perfil deve ser analisado criteriosamente.

Identificar as regras fiscais de cada grupo

Com todas as variáveis conhecidas (produtos, serviços, fornecedores, clientes e operações), o próximo passo é identificar as combinações de cenários possíveis, conforme o exemplo a seguir:

Ao realizar uma venda para pessoa jurídica contribuinte de ICMS em outro estado que usará o item para consumo próprio são definidos os códigos fiscais (CFOP, CST etc.) e percentuais (base de cálculo, alíquotas etc.) de cada um dos impostos (ICMS, IPI, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ etc.), de acordo com o perfil da operação. Em alguns casos, é necessário mencionar o projeto de lei e o respectivo artigo de um benefício fiscal.

Observe! Quanto maior a diversidade de produtos ou serviços, de clientes atendidos e das operações realizadas, maiores são as possibilidades de combinações e, portanto, a complexidade.

Calcular os impostos

A partir da definição dos valores e percentuais devem ser realizados os cálculos dos impostos. Normalmente este é um procedimento simples em que se aplica um percentual sobre o valor da base de cálculo, mas existem cenários nos quais a atenção precisa ser redobrada.

Um exemplo bastante corriqueiro é o da apuração do ICMS em notas fiscais de Importação em que o valor do ICMS deve ser somado na sua própria base de cálculo. Portanto, lembre-se que para cada situação há regras e cálculos específicos!

Emitir a Nota Fiscal

Para concluir este processo e manter a empresa em dia com as regras fiscais, o passo final é a emissão da nota fiscal com o detalhamento de todas as informações exigidas.

Manter os cadastros atualizados

É essencial que os cadastros das pessoas e empresas, mercadorias e serviços, operações e tributações estejam sempre atualizados corretamente, pois é com base nesses parâmetros que os sistemas conseguem emitir as notas fiscais corretamente.

Esteja atento(a) às mudanças das regras fiscais que o governo promove frequentemente para conceder, eliminar ou alterar percentuais de tributação de alguns produtos e, dessa forma, manter os dados sempre atualizados.

Este cuidado vale a pena, pois garante a coerência das informações, a adequação junto ao fisco e, sem dúvida, a tranquilidade do gestor e da área fiscal.

Regras Fiscais - Tanta burocracia e variáveis

Automatizando o planejamento e adequação das regras fiscais

Em meio a tantas variáveis, manter as atividades em dia é extremamente desafiador. No entanto, com um Sistema de Gestão Empresarial todo este processo torna-se muito mais fácil e seguro.

Com exceção do levantamento das informações fiscais que é feito pela contabilidade, as demais tratativas são realizadas pelo software que automatiza toda essa rotina burocrática de identificação das regras fiscais, cálculos de impostos e emissão dos documentos fiscais.

Além disso, o Sistema ERP proporciona maior visibilidade das obrigações fiscais, garante que a empresa se adapte às mudanças impostas por leis de maneira mais ágil, permite a parametrização das mais variadas regras dos impostos, possibilita realizar consultas em tempo real e auxilia na tomada de decisões cada vez mais precisas.